Perché creare un sito web invece che inviare i file per email?
Creare un archivio documentale online offre numerosi vantaggi rispetto all’invio di email. Grazie ad un sito web si possono risolvere molti problemi legati all’invio delle email semplificando le procedure per fornire file ai propri contatti.
Inviare grandi quantità di email email con allegati può infatti avere diversi problemi:
- Le dimensioni degli allegati potrebbero essere troppo elevate.
- Il numero di email da spedire può essere elevato e di conseguenza l’attività potrebbe richiedere molto tempo.
- Le email potrebbero essere bloccate dai sistemi anti-spam.
- Non c’è la sicurezza che i file siano stati recapitati correttamente.
Un sito web con un archivio dei documenti risolve tutti questi problemi ed aggiunge dei benefici aggiuntivi.
Innanzitutto ogni file si può caricare una volta sola nel sito, indipendentemente dal numero di utenti che li potranno scaricare. Inoltre, una volta che i file sono stati caricati, gli interessati potranno accedere all’archivio con il vantaggio di poter effettuare il download anche più volte.
Un archivio online può anche gestire situazioni particolari come la necessità di avere uno storico delle revisioni dei file. Ad esempio potrebbe essere necessario rendere disponibili tutte le revisioni di schede tecniche oppure di manuali.
Oltre a queste funzionalità, un archivio di file e documentazione online può garantire la riservatezza dei dati gestendo delle aree private accessibili tramite username e password. Ad esempio si può creare una sezione visibile solo dagli agenti, una per i fornitori e delle aree private distinte per ogni singolo cliente.
Infine si può automatizzare il caricamento dei documenti integrando il sistema con eventuali software gestionali o CRM semplificando ulteriormente le attività di backoffice.